یکپارچگی مدل ABC در سیستم ERP
تغییر و تحول در روشهای طراحی سیستم های دستی حسابداری مالی و صنعتی و نیاز روشهای جدید به راهکار ERP
فروردین ۴, ۱۳۹۹
هزینه یابی بر مبنای فعالیت « ABC » چیست ؟
فروردین ۴, ۱۳۹۹
اولین سناریوی شاخص
شما مدل ABC را در سازمان خود اجرا کرده اید و این مدل به گزارشهایی که در گذشته در سازمان شما ارائه میشده ، اعتبار بخشیده است.عجیب خواهد بود ، اما مدل ABC در جریان استقرار سیستم ERP در آینده تحت تاثیر خواهد بود. بنابراین شما نیاز دارید تا کلیه مقالات منتشر شده در خصوص نگهداری از پروژه ABC در یک سیستم ERP را بررسی کنید. منافع یکپارچه شدن مدل ABC در یک سیستم ERP چیست؟ چگونه یکپارچه سازی بطور کامل انجام می شود؟
دومین سناریوی شاخص
شما از یک سیستم ERP اطلاعات پشتیبان تصمیم گیری دریافت می کنید ، ولی این اطلاعات کافی نیست. شما در مورد ABC چیزهایی شنیده اید و می خواهید اطلاعات بدست آمده از مدل ABC را بیازمایید. چگونه مدل ABC می تواند در یک محیط ERP استقرار یابد؟ آیا نیازی به یکپارچه سازی مدل ABC در درون سیستم ERP داریم؟
این نخستین مقاله از مجموعه مقالاتی است که به قصد آزمودن چرایی و چگونگی یکپارچه سازی مدل ABC در سیستم ERP منتشر خواهد شد. این مقاله منافع یکپارچه سازی یک مدل ABC در یک سیستم ERP را تشریح میکند.
یکپارچه سازی موفقعیت آمیز مدل ABC در سیستم ERP می تواند استفاده از راهکارهای تکنیکی متفاوتی را میسر نماید. مقاله های آتی مراحل ارزیابی، برنامه ریزی و استقرار که برای یکپارچه سازی موفقعیت آمیز مدل ABC در سیستم ERP ضروری است را تشریح کرده و راهکار تکنیکی و تجاری در دسترس (و مقرون به صرفه) برای یکپارچه سازی ABC و ERP را مورد بحث قرار میدهد.
هدف یکپارچه سازی مدل ABC در سیستم ERP همانا سرمایه گذاری بر روی فرصتهایی است برای:
- بهبود بخشیدن و نگهداری مداوم مدل ABC
- افزایش احتمال اینکه نتایج و گزارش های مدل ABC مورد استفاده مدیران اجرایی قرار بگیرد
- بهبود بخشیدن به طراحی، استقرار و استفاده به موقع از مدل ABC و یا سیستم ERP
با در نظر گرفتن منافع هر یک از این فرصتها میتوان هزینه ایجاد و ارائه یک سیستم پشتوانه تصمیم گیری را کاهش داده (حداقل نماید) و در عین حال کیفیت اطلاعات مذکور برای مدیران اجرایی در سازمان را بهبود بخشید.
منافع یکپارچه سازی
ERP بر به روز شدن مدل ABC تاکید میکند.
یکپارچه سازی فرصتی برای بکارگیری راهکارهای تکنیکی موجود جهت ارتقإ فرآیند جمع آوری اطلاعات برای به روز کردن مدل ABC است.
بسیاری از اقلام اطلاعاتی لازم جهت ورود به مدل ABC ممکن است در یک سیستم ERP وجود داشته باشد (شکل 1 را نگاه کنید)، تحقق صرفه جویی در هزینه ها در استفاده از سیستم ERP به عنوان یک منبع اطلاعاتی برای ABC خواهد بود.
ارتباطات خودکار می تواند اطلاعات مالی مورد نیاز مدل ABC می تواند بسیار پر هزینه باشد اطلاعات غیرمالی مانند میزان استفاده از منابع و انجام فعالیت ها را میتوان در لحظه از سیستم ERP بدست آورد.
راهکار جایگزین یعنی جمع آوری دستی اطلاعات و درج آن در مدل ABC میتواند بسیار پرهزینه باشد (موجب صرف زمان و هزینه بسیار بیشتری می گردد). اتکا بر به روزآوری دستی مدل ABC بطور واضح نصب/تحویل به موقع نتایج و گزارش های مدل ABC را برای مدیران اجرایی ناکارآمد می کند.
بزرگترین منفعتی که سیستم ERP برای سازمان بوجود می آورد، یکپارچه سازی تعداد زیادی از سیستم های اطلاعاتی در یک سیستم فراگیر است. یک سیستم ERP دسترسی به موقع به اطلاعاتی درباره حیطه های مختلف و متعدد سازمان (اعم از اطلاعات مالی و غیر مالی) به گونه ای مداوم و عام را برای (تصمیم گیرندگان) مدیران اجرایی در سازمان فراهم می کند. هر چند همه سیستمهای ERP دارای چنین حجمی از اطلاعات نیستند. همچنانکه همه سیستم های ERP نمی توانند این تعداد از سیستم های اطلاعاتی را در درون سازمان یکپارچه سازی نمایند.
این درجه (میزان) از یکپارچه سازی در یک محیط فرضی ERP بر میزان منافع بدست آمده از یکپارچه سازی ABC در سیستم ERP تأثیر می گذارد. میزان اطلاعات در دسترس مدل ABC از درون سیستم ERP بسته به میزان یکپارچه سازی ERP با سایر سیستم های اطلاعاتی در سازمان متفاوت خواهد بود.
در برخی موارد، سیستم ERP می تواند فقط در یک سطح (درجه) وجود داشته باشد و آن جایی است که سیستم مالی (دفتر کل) و یک یا دو زیر سیستم از مجموعه سیستم های منابع انسانی در سیستم ERP ادغام شده اند. (وجود دارد). (سیستم ERP شامل زیر سیستم دفترداری و یک دو زیر سیستم منابع انسانی باشد). در موقعیتی که هنوز اجزای لازم ERP استقرار نیافته و یکپارچه سازی سیستم ERP با سایر سیستم های اطلاعاتی مانند سیستم انبارداری (موجودی کالا) یا سیستم ارائه خدمات در حالت حداقل ممکن باشد، یکپارچه سازی مدل ABC با سیستم ERP دارای منافعی محدود و کم اهمیت خواهد بود. سیستم ERP نمی تواند تمامی اطلاعات ورودی مورد نیاز مدل ABC را تامین نماید.
مدل ABC می تواند به سایر اطلاعات ورودی از زیر سیستم های خارج از ERP (غیر ERP) نیز نیاز داشته و بنابراین یکپارچه سازی مدل ABC با زیرسیستمهای غیر ERP مقرون به صرفه خواهد بود. منافع یکپارچه سازی ABC با ERP در وضعیتی که ERP علاوه بر زیر سیستم های مالی و زیر مجموعه های منابع انسانی شامل زیرسیستم های دیگری نیز باشد، ملموس تر است. این یکپارچگی کامل با احاطه گسترده سیستم ERP باعث می شود تا منافع یکپارچه سازی ABC و ERP در وضعیت های که زیر سیستمهایی غیر ازمالی منابع انسانی را نیز شامل شود، عمیق تر خواهد بود.
این سیستم های ERP گسترده با درجه یکپارچه سازی بالا خود را با سیستم های اطلاعاتی موجود یکپارچه خواهند کرد و یا تمامی زیر مجموعه های آنرا در بر خواهند گرفت بگونه که جزئیات رویدادهایی از قبیل جابجایی کالا و مواد، تحصیل (دارایی های سرمایه ای) و ساخت و ساز، سفارشات ارائه خدمات و قراردادهای فروش را ثبت می کنند (خواهند کرد).
این زیرمجموعه های (پیمانه ها) اضافی بسیاری از اطلاعات ورودی مرتبط با میزان مصرف منابع و انجام فعالیت ها را برای مدل ABC فراهم می کنند. این ورودی ها برای ساختار مدل ABC و توانایی آن در ارائه نتایج اطلاعات بر اساس مشتری یا واحد محصول مهم و کلیدی است.
توانایی در یکپارچه سازی ABC با یک سیستم ERP هممچنین میتواند فرآیند معرفی و راه اندازی ABC در بخشهای جدید یا واحد های تجاری جدید سازمان را تسهیل کند.
برقراری ارتباط بین اطلاعات سیستم ERP و ورودی های مدل ABC از یک بخش یا واحد تجاری با یک شرکت وابسته می تواند به عنوان الگویی جهت سایر واحد ها یا شرکتهای مشابه که در حال ایجاد و توسعه اولیه مدل ABC هستند را در میان واحدهای گزارشگری سازمان تشویق نماید (تقویت کند).
دانش بدست آمده و منعکس شده در اجرای ابتدایی مدل ABC بطور خودکار بر الگوی توسعه آتی اجرای ABC در سازمان تاثیر خواهد گذاشت.
مدیران اجرایی از آنچه که می شناسند استفاده می کنند
یکپارچه سازی فرصتی برای افزایش دسترسی به اطلاعات پشتوانه تصمیم گیری برای مدیران اجرایی است. در اغلب موقعیت ها یک ابزار پشتوانه تصمیم گیری مانند ABC برای این منظور استقرار یافته است که بطور مداوم برای فراهم کردن اطلاعات به موقع، مرتبط و قابل اتکاء مورد استفاده قرار گیرد.
برای استفاده موققیت آمیز از (مدل) ABC بگونه مدوام، ABC بایستی بطور گسترده ای مورد استفاده قرار گرفته و توسط مدیران اجرایی سازمان به خوبی درک شود. در غیر این صورت اطلاعات بدست آمده در فرآیند تصمیم گیری مورد استفاده (مد نظر) قرار نخواهد گرفت. استفاده گسترده از ABC و و درک آن برای مدیران اجرایی نیاز به دسترسی به اطلاعات حاصل از مدل ABC و اعتماد به منابع اطلاعات اولیه مورد استفاده دارند. مرتبط شدن ABC به سیستم ERP می تواند دقیقاً این امر را محقق سازد ، این الزام ، مدیران اجرایی را با سیستم ERP با آشنایی داده است .
تائید شده که در جریان کاربردهای اخیر سیستم ERP مدیران اجرایی ممکن است از یاد گرفتن نحوه تولید اطلاعات از سیستم ERP دلسرد شده باشد. اگر چه که با ادامه کاربری سیستم ERP و همراه با بهبود مداوم این سیستم ها، مدیران اجرایی این آرامش را بدست خواهند آورد که سایر مدیران اجرایی مشابه آنها در حال استفاده و تحت تاثیر زیر مجموعه ها (پیمانه های) سیستم ERP خودشان هستند. مالاً سیستم ERP می تواند تبدیل به تنها منبع کلیدی اطلاعات برای اغلب مدیران اجرایی در سازمان شود.
بیشتر مدیران اجرایی در مراحل طراحی، استقرار و کاربری اولیه مدل ABC دخالتی نداشته و بنابراین حمایت از ABC نیازمند حصول اطمینان آنان از وجود راههایی برای افزایش قابلیت اتکا و اعتماد به گزارشهای این مدل است. یکی از راههای تحقق این مهم، یکپارچه سازی مدل ABC با سیستم ERP در سازمان است که می تواند به مشاهده و درک بهتر گزارشهای ABC کمک کرده و عاملی برای تشویق مدیران اجرایی برای استفاده از این گزارشها در فرآیند تصمیم گیری باشد.
همانگونه که قبلاً نیز بحث شد ، یکپارچه سازی مدل ABC با سیستم ERP می تواند این مدل را بگونه ای کارا و اقتصادی ، با اطلاعات بسیار زیادی که در درون سیستم ERP قرار دارد تجهیز کند. برای مدیران اجرایی در سازمان مشخص می شود که گزارشهای ABC بطور سیستماتیک از یک سری اطلاعات قابل اتکا از درون سیستم ERP سازمان تهیه می شود. به همین سیاق گزارشهای ABC می تواند بر اساس اطلاعات ابزارهای گزارشدهی سیستم ERP که از قبل بیشتر مدیران اجرایی سازمان با آن آشنا هستند تهیه شده و در دسترس مدیران قرار گیرد.
اگر ابزارهای گزارشدهی ERP برای تهیه نتایج مدل ABC بکار گرفته شود، موجب صرفه جویی در هزینه ها خواهد شد ، لذا سرمایه گذاری بر روی خرید یا ایجاد یک ابزار گزارشگیری ABC کاربر پسند مورد نیاز نخواهد بود.
در زمینه آموزش و تربیت مدیران اجرایی بجای آموزش پیچیدگی ها و جزئیات یک بسته نرم افزاری جدید گزارشگری می توان بر روی چگونگی استفاده بهینه از اطلاعات ABC متمرکز شد . به این طریق بسیاری از اطلاعات ورودی و خروجی مدل ABC میتواند در جریان انجام کارهای سیستم ERP که برای کاربران قابل اتکا و آشنا است، مد نظر قرار گرفت و بدست آید.
سیستم ERP به عنوان منبع اصلی اطلاعات ABC و نیز ابزار ارسال گزارشهای آن ، یاری دهنده مدیران اجرایی در گذار از مرحله دیدن گزارش های ABC به مرحله کاربرد این گزارشها خواهد بود. موفقیت اولیه ، در استفاده از گزارشها و نتایج آن است نه در تهیه صرف گزارشهای آن.
در موقعیتی که پروژه ABC قبل از سیستم ERP اجرا شده باشد، نتایج مدل ABC ممکن است بطور گسترده ای مورد استفاده مدیران اجرایی سازمان قرار گرفته و توسط آنان درک شده باشد. در این وضعیت، مزایای یکپارچه سازی ABC با سیستم ERP به هنگام طراحی و استقرار این سیستم همچنان وجود داشته و سیستم ERP نهایتاً تبدیل به منبع کلیدی اطلاعات شده و استفاده از ERP با گذر زمان به عنوان یک منبع مقرون به صرفه و موثر برای مدل ABC مطرح خواهد بود.
در واقع سیستم ERP می تواند جایگزین بسیاری از منابع اطلاعات قبلی مدل ABC از قبیل سیستم دفترداری و سیستم منابع انسانی گردد. بنابراین استفاده از سیستم ERP به عنوان یک منبع اطلاعاتی یک ضرورت خواهد بود. در عین حال اگر مدیران اجرایی از قبل با روش گزارشدهی مدل ABC آشنایی داشته باشند، استفاده از سیستم ERP به عنوان ابزار ارایه گزارش ها و نتایج مدل ABC ضروری نخواهد بود. یکی از مزیت های نرم افزارهای مدل ABC بر نرم افزارهای سیستم ERP ، همانا توانایی نرم افزارهای ABC در تطبیق دادن سناریوهای تحلیل “چه می شد اگر” در تهیه سریع و موثر گزارش های ویژه درخواستی است. برای یک ابزار پشتیبان تصمیم گیری معمول است که برای یافتن پاسخ به پرسشهایی بکار گرفته شود که قبلاً – به هنگام طراحی اولیه مدل ABC وجود نداشته است .
انعطاف پذیری یک ابزار پشتیبان تصمیم گیری مانند ABC برای مدیران اجرایی بسیار مطلوب است. محیط سیستم ERP چنین حدی از انعطاف پذیری را در یک محدوده زمانی کوتاه فراهم نمی کند. این سیستم می تواند برای تهیه بودجه و تحلیل نتایج عملکرد واقعی در قالب سناریوهای مختلف مورد استفاده قرار بگیرد. اما تنها برای نوع خاصی از رویدادهای آتی و از ابعاد خاصی از آن.
تحلیل سناریو های متفاوت مستلزم ایجاد تغیرات با اهمیت در قواعد برپاسازی در درون سیستم ERP و برنامه نویسی برای انواع مختلف رویدادها خواهد بود. برنامه نویسی مجدد یا تعریف مجدد ارتباط رویدادها در درون سیستم ERP می تواند بسیار پیچیده و زمان بر باشد . به همین گونه در حین یکپارچه سازی چنین سیستم های اطلاعاتی در سیستمERP ممکن است نتوان ابعاد مختلفی از اطلاعات مانند مشتریان، محصولات یا مناطق جغرافیایی را که مستلزم اعمال تغییراتی در کلیه زیر مجموعه های (پیمانه ها) با سیستم یکپارچه در محیط ERP است را ارائه کرد.
استفاده از سیستم ERP به مثابه مکانیزمی برای ارائه اطلاعات ABC ، مانعی برای استفاده از قابلیت تحلیل “چه می شد اگر” نرم افزارهای ABC نیست. استفاده از نرم افزار ABC برای تحلیل سناریوهای مختلف جدای از گزارشهای ادواری معمول ABC توصیه می شود. ارائه ادواری و معمول گزارشها و نتایج ABC در سیستم پردازش گزارشهای ERP انجام پذیر خواهد بود. نتایج گزارشهای تحلیل “چه می شد اگر” از مدل ABC تنها نیاز به تهیه و ارائه به مدیران محدودی در سازمان دارد . لذا در ارائه گزاشهای تحلیلی مدل ABC در چهارچوب سناریوهای “چه میشد اگر …” نیازی به استفاده از فرآیند گزارشگری ERP نخواهد بود.
آموزش توانایی های تحلیل سناریوها و اطلاعات در دسترس آن به مدیران اجرایی سازمان بایستی بخشی از آموزش های عمومی برنامه ریزی شده برای مدیران اجرایی باشد. اگر سیستم ERP به خودی خود اطلاعات مفیدی را بوجود آورد که برای مدل ABC مورد استفاده قرار نمی گیرد ، تولید اطلاعات منتج از مدل ABC جدا از سیستم گزارشدهی ERP مشکل خواهد بود و این در ERP یک مسئله ذاتی است .
اشتراک گذاری دانش مدار بین طراحی ABC و سیستم ERP
یکپارچه سازی فرصتی برای بهبود دادن طراحی و استقرار مدل ABC و یا سیستم ERP است . در یک پروژه ABC یا سیستم ERP معمول است که یکی پس از دیگری با حدود چند ماه یا حتی چند سال فاصله اجرا شود. در چنین وضعیتی کارکنان سازمان در جریان استقرار سیستم اول به دانشی دست می یابند که می تواند در جریان اجرای پروژه دوم به کار گرفته شود .
اصطلاحات (واژگان) تعیین شده برای مفهوم یا ترکیب مشابه ممکن است در بین فروشندگان نرم افزارهای ERP مفهوم متفاوتی داشته باشد. به همین گونه، اصطلاحات میان اصول پذیرفته شده روش ABC و نرم افزار ERP ممکن است متفاوت باشد. بهرحال بسیاری از مفاهیم و ترکیب های مشابه در طول طراحی سیستم ERP و مدل ABC بایستی بررسی و حل شود.
بسیاری از اطلاعات ورودی و ترکیب ها در درون مدل ABC میتواند در خلال طراحی و استقرار یک سیستم ERP که قبل از پروژه ABC انجام می شود ، تعریف شده و مورد بررسی و مررو قرار گیرد و یا در طول اجرای یک پروژه ABC بسیاری از عناصر مورد نیاز برای سیستم ERP آتی ممکن است تعریف و پذیرفته شود. این پذیرش میتواند توسط تیم دوم منظوره ای که برای اجرای پروژه ABC به عنوان بخشی از تکمیل آن تشکیل شده ، انجام شود.
درگیر شدن متخصصان داخلی ABC در طراحی سیستم ERP یا بر عکس ، دسترسی به دانش بسیاری ارزشمندی که سازمان قبلاً بدست آورده است را فراهم می کند. استفاده از این دانش مبنایی میتواند زمان تحلیل مستندات طراحی مانند آنچه در ذیل می آید را کاهش دهد:
- چگونگی تعریف دسته بندی گزارشدهی سود مشتریان، محصولات و کانالهای توزیع
- چگونگی تعین ساختار دسته بندی واحدهای سازمانی یا کار گروها برای گزارشدهی کارکرد افراد یا تحلیل فعالیت ها
- چگونگی تعریف فعالیت ها با وظایف قابل انجام توسط کارگروهای مختلف
- چگونگی تعریف مبادی مصرف منابع برای هر نوع هزینه در ERP
- چگونگی تعریف مبادی انجام فعالیت برای هر فعالیت انجام شده در یک واحد سازمانی
طراحی و استقرار پروژه بعدی چه ABC باشد یا ERP ، با بکارگیری این زبان عمومی که بخشی از دانش انباشته شده کارکنان سازمان است، تسهیل خواهد شد.
این زبان عمومی همانقدر که تقسیم بندی مشتریان بر اساس صنعت (خدمات مالی ، معدن، ارتباطات یا خدمات غذایی) و یا تقسیم بندی محصولات بر اساس گروهای بازار محصولات (محصولات کاغذی، تجهیزات الکترونیکی، مبلمان اداری، نرم افزارهای کامپیوتری) مهم است ، اساسی باشد. اگر مدیران و کارکنان گروههای چند منظوره از قبل این دسته بندیها را درک کرده باشند، (مشتریان و محصولات) قبلاً داده های موجود به ازای این دسته بندی ها را جمع آوری کرده و بدانند که این دسته بندی ها اطلاعاتی ارزشمند و قابل اجرا را بدست خواهد داد. در این صورت حفظ و نگهداری این دسته بندی عملی به عنوان بخشی از زبان مدل ABC یا سیستم ERP کارایی خواهد داشت.
اصطلاحات عمومی و معانی آن می تواند کارکنان را در حین مراحل طراحی و استقرار پروژه بعدی و در راستای منحنی یادگیری خیلی سریع به جلو ببرد. این زبان عمومی همچنین کلیه اطلاعات پشتوانه تصمیم گیری را که بدست مدیران اجرایی رسیده قابل اعتماد می کند و این اطمینان را می دهد که مدیران اجرایی می توانند بر روی استفاده از اطلاعات رسیده – بجای آموزش اصطلاحات و تعاریف جدید تمرکز کنند .
نتیجه گیری
یک مدل ABC که به روز شدن آن کند بوده و یا نمی توان نتایج و گزارشهای آنرا بطور گسترده منتشرکرد ، نمی تواند به یک ابزار پشتیبان تصمیم گیری موثر تبدیل شود . یکپارچه سازی ABC در سیستم ERP به سازمان اجازه میدهد تا از راهکارهای تکنیکی یکپارچه – سیستم ERP برای تعمیم دهی و توزیع اطلاعات پشتیبان تصمیم گیری تهیه شده بوسیله روش ABC به موقع تر و کم هزینه تر استفاده کند.
