تغییر و تحول در روشهای طراحی سیستم های دستی حسابداری مالی و صنعتی و نیاز روشهای جدید به راهکار ERP

طی 15 سال کار طراحی و استقرار سیستم های حسابداری مالی و صنعتی در کنار سالها کار اجرایی حسابداری و کارهای حسابرسی در شرکتها و سازمانهای تولیدی و خدماتی خصوصی، دولتی و وابسته به نهادها و بنیادهای مختلف، تجربیاتی بدست آمده و بر اساس آن نحوه شروع یک پروژه طراحی سیستم های حسابداری، مراحل اجرای این پروژه، تهیه مستندات و نهایتاً مکانیزاسیون این سیستم ها با روش های متفاوتی نسبت به گذشته انجام و اجرا می شود.

       در گذشته طراحی یک سیستم حسابداری شامل تهیه گزارش شناخت، ارائه مفروضات کلی و سپس مفروضات تفصیلی طراحی و سپس طراحی و تدوین بخش های مشروحه ذیل است:

1. بخش حسابها شامل: فهرست حسابها، تعریف حسابها، جدول تطبیق حسابهای قدیم و جدید و روش ثبت های حسابداری
2. بخش روشها شامل: روشهای خرید و انبارداری، دارایی ثابت، دریافت و پرداخت، فروش، هزینه یابی و سایر روشها (صدور اسناد و دفتر داری، بستن حسابها، ارسال اعلامیه حسابداری و ضمانتنامه ها)
3. بخش بودجه و گزارشات شامل: فرمهای تهیه بوده و دستورالعملهای هر یک و گزارشهای مدیریت
4. بخش آیین نامه ها و دستورالعمل ها

       اجرای این پروژه ها پس از انجام مرحله تهیه گزارش شناخت در محل مشتری، عمدتاً در محل کار مشاورین صورت گرفته و بخشهای یاد شده بتدریج تهیه شده و ضمن آموزش به کارکنان در شرکت یا سازمان مربوطه ، مرحله استقرار عمدتاً به روش موازی و پلکانی اجرا میشد.

      از جمله مشکلات بزرگ این روش کار، عدم ارتباط مشاورین با سایر واحدها و کارکنان شرکت، خصوصاً واحدهای غیر مالی، ارائه مستندات نه چندان مناسب جهت کاربران در داخل سازمان و عدم انطباق فرم ها و روش ها با نرم افزارهای مورد استفاده در شرکتها بود.

       نکته مهم دیگر عدم دخالت مشاورین در کلیت کار سیستمهای سازمان و از جمله ساختار سازمانی بود. چنانچه شرکت فاقد ساختار سازمانی بود، ممکن بود از مشاوران خواسته شود تا یک ساختار سازمانی برای کلیت شرکت تهیه نمایند و گاهی صرفاً طراحی ساختار سازمانی امور مالی و شرح وظایف کارکنان آن در محدوده وظایف مشاورین قرار می گرفت.

       بحث میزان اجرای این سیستم ها و اینکه تا چه حد مستندات تهیه شده در قالب بخش حسابها و بخش روشها و … و فلوچارتهای متعددی که با صرف زمان از سوی مشاورین تهیه میشد و مورد استفاده کارکنان شرکت قرار می گرفت در این مجال نمی گنجد. تنها اینکه معمولاً ازکلیت روشها و بخش های تهیه شده، سرپرست حسابها، تعدادی از فرمها و نحوه ارائه گزارشهای اصلی (صورتهای مالی) مورد استفاده قرار گرفته و با تغییر روش کار دستی به مکانیزه یا تغیر نرم افزار ها ممکن بود بسیاری از این موارد نیز کنار گذاشته شود.

       با جمع بندی این مشکلات و همچنین در پاسخگویی به خواسته های برخی مدیران در تهیه روش های گردش عملیاتی که صرفاً متعلق به امور مالی نبوده و جدای از جنبه های مالی، جنبه های اجرایی و فنی یا کارهای سایر واحدها (از جمله تدارکات، تولید، فروش و …) نیز در آن لحاظ شود، طی سالهای اخیر تغیراتی را در نحوه شروع پروژه های سیستم، نحوه طراحی، نحوه مستند سازی و استقرار این سیستم ها وجود آوردیم.

       رشد کیفیت نرم افزارهای مالی و ورود این نرم افزارها از مرحله  نرم افزارهای جزیره ای  به مرحله سیستم های یکپارچه و ضرورت ارتباط بین سیستم های حسابداری با سایر زیر سیستم های MIS نیز از دیگر شرایط حرکت بسوی تغییرات بیشتر بود.

لذا از سال 1380 به بعد عمدتاً در طراحی سیستم های حسابداری مالی و صنعتی تغییراتی به این ترتیب در کارها داده شده.

1. تغییر نگرش و روش کار در شروع یک پروژه از بررسی “فقط سیستم های مالی” به بررسی کلیه زیر سیستمهای MIS و لحاظ کردن یک طرح جامع اطلاعاتی (Master Plan System) به عنوان چهارچوب اصلی طراحی سیستمها.
2. پرداختن بیشتر به ساختار سازمانی و وظایف مدیران و کارکنان به عنوان مبنای اجرای هر سیستم و روش جدید و ایجاد ایستگاه های کنترلی در سازمان .
3. تهیه و تدوین فهرست “چرخه های عملیاتی” به مثابه مهمترین و اصلی ترین تقسیم بندی انجام کلیه کارها با یک دید فرآیند نگر در سازمان : از برنامه ریزی استراتژیک، طراحی محصول و جذب و آموزش نیروی انسانی گرفته تا تهیه گزارش های حسابداری مالی و مدیریتی، کنترل کیفیت ، بهینه سازی سیستم ها و توسعه IT بگونه ای که صفر تا صد کلیه کارها در سازمان در این تقسیم بندی دیده شود.
4. تهیه یک ماتریس از زیر سیستم های MIS و چرخه های عملیاتی که هر یک از خانه های این ماتریس (محل تلاقی یک چرخه عملیاتی با یک زیر سیستم MIS) نشاندهنده کارها و مراحلی بود که مسئول طراحی آن زیر سیستم در این چرخه عملیاتی بایستی طراحی کرده و فرم های و سایر الزامات آن را طراحی و تدوین نماید.

       پس از اجرای طراحی بر این اساس و تدوین چرخه های عملیاتی دیگر نیاز نبود تا مسئول تدارکات برای دانستن وظایف و نحوه انجام کارهای خود روش های گردش عملیات “خرید و انبارداری” ، “دارایی ثابت” و “دریافت و پرداخت” را مطالعه کرده و کارهای خود را بطور پراکنده در آنها ردگیری کند . در این روش ، چرخه عملیات “برنامه ریزی تدارک و تامین مواد، قطعات و اموال” تدوین شده که از نحوه صدور درخواست کالا و مبانی آن گرفته تا تعیین فروشنده ، درخواست وجه ، انجام خرید و تحویل اقلام به انبار یا مبادی درخواست درآن تشریح شده است.

       در کنار این تغییرات محتوایی، تغییرات شکلی نیز صورت گرفته و با حذف فلوچارت ها و تعریف حسابهای مفصل و بدیهی سعی میشود تا بخش حسابها در انطباق با نرم افزارهای مورد استفاده در شرکت طراحی و تدوین شده و حداقل مشکلات اجرایی در زمان استقرار سیستم پیش آید.

       علیرغم انجام این تغییرات به دلیل نبودن مجموعه نرم افزارهای یکپارچه و خرید نرم افزارهای جزیره ای و یا مجموعه نرم افزارهای مالی با قابلیت انعطاف محدود و دوگانگی در نرم افزارهای مورد استفاده شرکتها به علت نبودن نرم افزارهای برنامه ریزی تولید و منابع انسانی و … در کنار اغلب نرم افزارهای مالی، عملاً بخش بزرگی از مشکلات مبتلا به سازمان ها همچنان لاینحل باقی می ماند و تنها راهکار برای خروج از این وضعیت وجود مجموعه نرم افزارهای فراگیری است که از کلیه جنبه ها عملیات سازمان را مکانیزه و مدیریت نماید.

       مرور تجربه سالها کار در سازمان های تولیدی، خدماتی و آموزشی، مشکلات مشترکی را دز این سازمانها نشان می دهد : نبودن استراتژی در سازمان، نبود یک طرح جامع اطلاعاتی، فقدان ساختار سازمانی مناسب با عملیات و وضعیت شرکت، مشکل مدیریت نیروی انسانی، مدیریت وجوه، مدیریت خرید کالا و موجودی ها و … از آن جمله هستند.

       این مشکلات در سازمانها و شرکت هایی که بصورت یک مجموعه شرکت فعالیت کرده و از منابع مالی و اداری مشترک برخودار هستند، علیرغم امکان بالقوه برای رفع این مشکلات همچنان وجود دارد.

       این گونه شرکت ها که بسیار زیاد هستند، در صورت استقرار یک مجموعه نرم افزاری ERP در کنار اجرای یک پروژه برنامه ریزی شده مهندسی مجدد در سازمان (BPR) می توانند تا حدود زیادی این مشکلات را مرتفع نمایند. لیکن اجرای یک پروژه مهندسی مجدد موفق، بدون بکارگیری یک راهکار ERP موجب می شود تا تقابل نرم افزارهایی که هر کدام بر مبنایی طراحی شده و اطلاعات خاصی را پردازش می کنند ، به خوبی نمی توانند حاصل پردازش سایر نرم افزارها را بکار گیرند ، وجود نرم افزارهای تهیه شده در داخل سازمان در کنار بسته های نرم افزاری آماده و … شرایط بسیار پیچیده ای را به وجود آورده و حاصل تلاش های انجام شده بی نتیجه بماند.

       مدیران ارشد این سازمان ها به خوبی متوجه این زیان های بزرگ شده و در پی حداقل کردن آن در سازمانهای خود هستند .

       در صورت ارائه یک راهکار ERP ایرانی با قیمت مناسب و به همراه تیمی جهت اجرای BPR در سازمان مدیران ارشد این سازمان ها  استقبال خوبی از آن خواهند کرد.

نوشته : خسرو اسلامی دهکردی